Upphandling

Upphandlingar – varför blir det ofta så fel?

9 okt, 2019

De flesta upphandlande enheter strävar efter hög kvalitet när de handlar – eller i alla fall rätt kvalitet till rätt pris. Det är faktiskt få som uteslutande söker den billigaste leverantören. Men självklart ska ingen betala överpris. Det är ju det som är själva idén med offentliga upphandlingar – att inte slösa med skattebetalarnas pengar.

/ Foto: iStock.

Reglerna för upphandling (främst LOU, lagen om offentlig upphandling) ska säkerställa att myndigheterna använder pengarna effektivt när de handlar varor och tjänster. Ett annat syfte med upphandlingsreglerna är att de ska ge alla företag samma chans att sälja sina varor och tjänster till myndigheter. Genom att tvinga upphandlarna att ställa objektiva krav offentligt ska man t.ex. undvika att myndigheten handlar från samma leverantör av slentrian, eller från någon som råkar ha personliga kontakter på myndigheten.

Så tanken är god. Och slutkunderna vill oftast ha bra kvalitet – även vid upphandlingar. Men dumpade priser och oseriösa leverantörer är snarare regel än undantag när man läser om upphandlingar i medierna. Hur hänger det ihop?

En del av bakgrunden är just de objektiva kraven. Det är ju den upphandlande enheten, alltså myndigheten, som ska definiera kraven och det är svårt att ställa krav på produkter och tjänster som man inte kan så mycket om. När det gäller fysiska produkter går det väl an, särskilt om de inte är så komplicerade. Man kan upphandla kontorsmöbler som ska hålla en viss standard och ha en viss hållbarhet. De flesta kan sätta ord på vad som kännetecknar en bra kontorsstol.

Men att ställa objektiva, relevanta krav på en kunskapsbaserad tjänst, till exempel IT-tjänster eller översättningstjänster, är inte lika lätt. Upphandlare hanterar alla möjliga produkter och har vanligen inga djupare kunskaper om hur olika branscher fungerar. Vilka krav på kan man ställa på en översättningstjänst?

Att översättningarna levereras i tid, till exempel, kan väl vara ett rimligt krav? Ja, det är ett krav som måste ställas i upphandlingen för att kunden sedan, om leverantören inte skulle uppfylla det, ska kunna häva avtalet. Men det är inget krav som skiljer seriösa leverantörer från oseriösa vid själva anbudsförfarandet – varje leverantör avser ju, åtminstone på papperet, att hålla leveranstiderna. Om man bara ställer den här typen av krav – krav som det är möjligt för alla leverantörer på marknaden intyga att de kommer att uppfylla – spelar det ingen roll ens om man viktar kvalitet med 90 % och priset med 10 %. Om alla anbudsgivare får högsta poäng på kvalitet (genom att i det här fallet lova leverans i tid) blir det ändå den billigaste leverantören som vinner.

Upphandlaren måste alltså ställa mer sofistikerade krav än så för att skilja agnarna från vetet. Krav som går att kontrollera i förväg. Och då blir det svårare. Vad är kvalitet i en översättning? Att texten är ”korrekt” översatt utan fel så klart. ”Översättningen ska kunna användas utan ytterligare bearbetning” brukar det ibland heta. Men få upphandlande enheter har kompetens att bedöma till exempel en provöversättning. Det kan fungera om man upphandlar till ett enda språk, men knappast annars. Och i så fall blir även översättningens kvalitet en papperstiger – något som alla översättningsleverantörer får intyga på papperet att de uppfyller, utan att någon kontrollerar att det är sant. Ofta kan ju inte kunden ens i efterhand, när avtalet väl är i hamn, bedöma annat än de administrativa kvalitetskraven (att översättningen levererats i tid till exempel). Det kan dröja länge innan man märker att översättningarna som levereras är undermåliga, eftersom de som översättningarna riktar sig till sällan kan återkoppla till myndigheten för att klaga på översättningen. Att kunden inte har kompetens att kontrollera leveransen annat än ytligt kan öppna för oseriösa aktörer.

Det är därför som översättarnas kompetens, i form av formell utbildning, översättarexamina eller auktorisation, blivit allt mer efterfrågad. Förutom att det förutsätts ge bättre översättningar så är det ett krav som är lättare för upphandlaren att kontrollera i förväg. Krav som att ”alla översättare som anlitas ska ha minst tre års översättarutbildning” eller ”alla översättare som anlitas ska vara auktoriserade translatorer/medlemmar i SFÖ/ha minst fem års erfarenhet/ha erfarenhet av medicinska översättningar” kan kontrolleras genom att man begär in CV:n och betyg. En upphandling som ställer den här typen av krav ger ofta bättre resultat, i form av nöjdare kunder, men även här finns det problem.

För det första måste upphandlaren ha kunskap om vilka krav som är rimliga att ställa – förutsättningarna skiljer sig mycket mellan olika språk. För vissa språk finns det ingen auktorisation att få, och för andra språk är det sådan brist på utbildade översättare att man får vara glad att hitta någon översättare alls. Upphandlaren måste alltså skaffa sig dessa ganska djupa kunskaper om branschen och ställa olika krav för olika språkkombinationer, vilket kan vara mycket komplicerat.

“Upphandlaren måste alltså skaffa sig dessa ganska djupa kunskaper om branschen och ställa olika krav för olika språkkombinationer, vilket kan vara mycket komplicerat.”

För det andra finns risken att leverantören erbjuder översättare med imponerande CV:n i anbudet, men byter ut dem när det blir skarpt läge. Många upphandlare tror att en översättningsbyrå har fast anställda översättare och ställer därför inte kravet att översättarna inte får bytas ut hur som helst. Men på dagens frilansarmarknad, utan fasta anställningar och med projektbaserade avtal, är det förstås lockande för byrån att i efterhand, när avtalet är i hamn och priset är bestämt, välja billigare översättare och skapa överskott åt sig själva. Upphandlaren måste därför definiera regler för under vilka förhållanden en godkänd översättare får bytas ut och hur den nya översättarens kompetens ska kontrolleras. (Det kan ju behövas utbyten av naturliga skäl – till exempel för att den ursprungliga översättaren lämnar byrån.)

Du som enskild översättare kan motverka detta beteende från mindre nogräknade anbudsgivare på följande sätt:

Lämna inte ut CV etc. att användas vid en upphandling utan att få någon form av garanti för att du också kommer att erbjudas jobb om byrån får avtalet. Även om priset inte kan fastställas förrän avtalet är i hamn kan du avtala om ett lägstapris.

Ta reda på vilka krav den upphandlande enheten ställer för att byrån ska få byta ut översättare. Alla förfrågningsunderlag är offentliga, så begär att få se dem. Om inte byrån vill ge dig dem kan du vanligen hitta dem genom att googla på upphandlingens namn, eller kontakta den upphandlande myndigheten. Det bör man alltid göra om man blir tillfrågad att arbeta som leverantör i en upphandling.

I allmänhet kan man säga att ju mindre upphandlingar av översättningstjänster är, desto större möjligheter har de att fokusera på kvalitet. Om det inte är så många språk inblandade, eller om det är en viss texttyp som ska upphandlas, har upphandlaren möjlighet att ställa specifika krav som passar just de översättningar man behöver – som att översättaren ska ha erfarenhet av texttypen till exempel. Med mindre volymer blir det dessutom möjligt även för små, mer specialiserade byråer att lämna anbud, så att det inte bara är de stora drakarna som kan vara med och tävla

Nu kan du lite mer om grundförutsättningarna för upphandlingar. I kommande nummer av Facköversättaren kommer vi i SFÖ:s upphandlingsgrupp att berätta om några upphandlingar av översättningar som fungerat bra – och förklara varför. Vi ska också berätta mer om vad SFÖ:s upphandlingsgrupp gör. Vi vill vidare ge råd om vad man kan tänka på som små- eller ensamföretagare om man vill delta i en upphandling.

Denna artikel sammanfattar några av de erfarenheter som SFÖ:s upphandlingsgrupp har gjort när vi träffat upphandlare, kommenterat upphandlingsunderlag, eller själva deltagit i egna upphandlingar. Vi arbetar vidare med att informera upphandlare om hur vår bransch fungerar och vad man bör tänka på när man ska handla översättningar. Vi har också, i samarbete med Språkföretagen, tagit fram broschyren Att upphandla översättningstjänster. Vi som arbetar i upphandlingsgruppen just nu är Larissa Ekonoja och Sofia Malmgård. Du är alltid välkommen att kontakta upphandlingsgruppen på denna adress.

SAMMA FÖRFATTARE +

SAMMA FÖRFATTARE +

SENASTE INSLAG +