Diversifiering

Projektledaren – Stora stygga vargen eller Bamses farmor?

10 maj, 2022

För frilansöversättaren finns det en relation som betyder extra mycket: relationen till projektledaren. Det är projektledaren som mejlar eller ringer om jobb. Det är projektledaren som hör av sig om deadline inte hålls. Och det är projektledaren som svarar på frågor om faktureringen. Men vad gör projektledaren när hen inte mejlar dig?

/ Foto: iStock.

Företag som erbjuder översättning, kommunikationstjänster eller IR-tjänster (för finansiell kommunikation) har projektledare som sköter den operativa sidan av verksamheten. Projektledaren kan ha andra titlar, men uppgifterna är snarlika:

Interna arbetsuppgifter
✔ Upprätta och hålla tidplanen för projektet
✔ Följa budget och notera budgetavvikelser
✔ Kommunicera och eskalera problem i projektet
✔ Lösa problem
✔ Dokumentera utfallet och ge förslag på ändringar till nästa gång
✔ Fastställa arvode och faktureringsuppgifter
✔ Följa lagar, regler och förordningar
✔ Hantera sekretess och insiderloggbok (när så är tillämpligt)
✔ Hantera åtkomst till portaler och liknande
✔ Verifiera kvalitet
✔ Upprätta strategier för rekrytering och kvalitetskontroll av översättare

Översättarrelaterad kommunikation
✔ Etablera samarbetspartners inom relevanta språkriktningar och ämnesområden
✔ Skapa och behålla fungerande team för återkommande uppdrag
✔ Tillhandahålla de resurser som översättaren behöver
✔ Hantera teknikfrågor (”varför går det inte att spara filen”)
✔ Hantera termfrågor och vid behov vidarebefordra information från kunden
✔ Skapa konsensus om vad arbetet innebär före projektstart inklusive förväntad volym
✔ Ta emot feedback från översättarna och justera instruktioner/arbetsprocess vid behov
✔ Förmedla feedback från korrekturläsare/kund till översättarna
✔ Kommunicera ändringar i tidplanen och justera volymerna när så behövs

“Det är oftast en fördel om projektledaren tidigare har arbetat med översättning. Sådana självklarheter som att vi bara översätter till vårt modersmål behöver då inte förklaras.”

“Det är tyvärr så att hjärnan, när den läser samma översättning gång på gång, till slut tycker att den låter riktigt bra.”

Det är oftast en fördel om projektledaren tidigare har arbetat med översättning. Sådana självklarheter som att vi bara översätter till vårt modersmål behöver då inte förklaras. Även utmärkta, erfarna projektledare som endast saknar erfarenhet av översättningsarbete har svårt att förstå detta krav, eftersom de själva ofta måste kommunicera på koncernspråket, oavsett vilket modersmål de har.

En annan fördel av att ha tidigare översättningserfarenhet är att projektledaren vet vad som krävs av auktoriserade översättningar och därmed lägger ut projektet till en auktoriserad translator direkt, i stället för att försöka få det stämplat i efterhand.

Referensvärden som gör skillnad

Vad som är en rimlig volym är återigen något som en projektledare med egen erfarenhet från översättning har lättare att bedöma. Listor med termer utan kontext tar exempelvis ofta dubbelt så lång tid att översätta som löptext, även om den är termtät. Bloggtexter utan fackterminologi går däremot snabbt. Det kan skilja mellan 1 000 och 8 000 ord per dag i arbetskapacitet beroende på textens svårighetsgrad, men referensvärdet inom branschen är 2 000 ord per dag. Om projektledaren behöver skicka en större volym än motsvarande 2 000 ord per dag är det extra viktigt att först analysera svårighetsgraden för att se om denna deadline är rimlig. Det ska inte ligga på översättaren som ofta inte har sett texten innan hen accepterar.

Deadline är projektledarens privilegium. Ofta ingår översättningen i ett större projekt, där det krävs delleveranser för att projektet ska bli klart i tid. Ibland går deadline att skjuta på. Ibland inte. Endast projektledaren vet. En bra projektledare kan alltid ta en diskussion om deadline. Texter från en erfaren och stilsäker översättare kräver dessutom kortare tid för korrekturläsning, så det spelar även roll vem som översätter när deadline fastställs. Bökiga filer, som konverterade pdf:er, och översättningar som sväller så att layouten måste justeras, innebär att projektledaren även måste avsätta tid för layoutarbete före slutleveransen. CAT-verktyg ger förutsättningar för konsekvent översättning, och för att kunderna ska ha råd att beställa kvalitetsöversättning gör det stor skillnad att de slipper betala för tidigare översatta textsegment.

Layoutfrågor, däremot, går oftast inte att lösa i CAT-verktyget även om förhandsvisningsfunktionen kan hjälpa översättaren att fixa till vissa småjusteringar. PowerPoint-presentationer behöver oftast en van hand som drar i textblocken så att all text syns. Samma sak med tabellrubriker.

Det är inte en begagnad bil du säljer

Valet av översättare är kanske ändå den viktigaste arbetsuppgiften. Ett gammalt talesätt är att du aldrig ska sälja din begagnade bil till en vän. Inte om du värdesätter er vänskap. För projektledare och översättare är det lite andra faktorer som måste vägas in. Det handlar om ett professionellt samarbete och ju mer teamkänsla som skapas, desto bättre blir arbetsmiljön och förutsättningarna för ett långt samarbete. Det skapar också förståelse för när projektledaren med kort varsel måste göra en rockad och flytta översättare till korrekturläsning på grund av grus i översättningsmaskineriet.

“Jag tycker ibland att det saknas en grundläggande förståelse för vilka förkunskaper som krävs för en specifik typ av uppdrag, exempelvis juridisk översättning.”

Teamkänsla och empati

På en utbildning jag gick om att leda så kallade 1-1-möten användes ett rollspel med två personer där en var teamansvarig och den andra ingick i teamet. Båda fick en beskrivning av i princip samma situation, men de fick olika bakgrundsinformation beroende på vilken person de spelade. Problemet som skulle tas upp under mötet var bristande kvalitet kopplat till lägre volymer under det sista kvartalet, efter flera år av höga volymer och bra feedback för kvaliteten. Utmaningen med denna uppgift handlade om att komma till botten med problemet. Jag fick spela teamansvarig och en tysk kvinna spelade personen i mitt team. De övriga på kursen satt runt oss och lyssnade och iakttog när vi började vår 1-1.

En av mina frågor ledde fram till att kvinnan berättade om hur hennes mamma kämpade med sin demens. Familjen höll på att leta annat boende och de ekonomiska problemen höll henne vaken på nätterna. Men nu såg det äntligen ut som om de hade en lösning eftersom de hade hittat ett bra boende som de hade råd med.

Samtalet kom därför inte att fokusera på hennes försämrade resultat, utan på hur vi kunde stödja henne under den närmaste tiden. Medarbetarna är alla företags största tillgång. Att förstå varför kvaliteten brister är viktigare än att förmedla hur dåligt medarbetaren har presterat.

För mig blev denna kurs avgörande för hur jag har sett på enskilda samtal sedan dess. Vilken pusselbit är det jag inte ser? Vilken fråga är det jag missar att ställa? Något jag tror att många projektledare glömmer är frågan ”vad är du bäst på”. En bra projektledare levererar jobben i tid och håller budget. En snäppet bättre projektledare ser också till att rätt person levererar rätt delar av hela projektet, eftersom det även finns en strategisk långsiktighet som sträcker sig längre än bara till slutet av det aktuella projektet.

Fördelen med översättarbakgrund

Sedan jag sadlade om från journalistik till översättning har jag ansvarat för att lägga ut översättningar på olika översättningsbyråer, sökt och upprättat samarbeten med andra frilansöversättare för att kunna leverera större frilansprojekt, fått erbjudanden av både svenska och utländska översättningsbyråer och dessutom ansvarat för översättningsprojekt med inhouse-översättare.

Som köpare av översättningar blev jag snabbt mörkrädd över den dåliga kvaliteten på de levererade översättningarna. Ibland var det källtexternas fel, men oftast inte. Jag har stött på följande minor:

Översättningar från svenska till engelska gjorde av någon utan vare sig goda kunskaper i svenska eller engelska som modersmål
Maskinöversatta texter som inte har gått igenom efterredigering, så kallad post-editing, trots ett förbud mot att använda maskinöversättning i avtalet och ett högre ordpris
Översättare utan kunskaper om ämnesområdet som har missat att översätta alla nyckeltermer korrekt
Översättningar som inte är stavningskontrollerade
Översättningar som inte har följt instruktionerna för exempelvis stil
Översättningar som inte har följt termlistorna trots att listorna skickats i ett format som är kompatibelt med CAT-verktyg

Det är också därför jag ibland säger ifrån i olika Facebook-grupper när någon som inte verkar behärska svenska undrar vad ord betyder. Eller när någon inte förstår nyckeltermer inom området och frågar hur de ska översättas. Visst, alla kan få hjärnsläpp eller tvivla på sina egna översättningsval, men jag tycker ibland att det saknas en grundläggande förståelse för vilka förkunskaper som krävs för en specifik typ av uppdrag, exempelvis juridisk översättning. Verksamma inom branschen kan jag ibland uppleva som kunskapsfientliga – det finns en attityd att googling är det enda arbetsverktyget som behövs.

Översättare är ju ingen skyddad titel utan alla kan kalla sig översättare, men inställningen brukar skilja sig åt mellan professionella, erfarna översättare med relevant utbildning och en grupp som jag brukar kalla för ”befinner mig utomlands och behöver tjäna pengar och hur svårt kan det vara”. Den senare gruppen kan dock med rätt inställning och stöd relativt snabbt förbättras som översättare och läsa in sig på specialområden. Bara för att man halkar in i branschen på ett bananskal betyder det inte att man inte har där att göra.

“Samarbeta med en korrekturläsare, för det är enbart när dina texter regelbundet blir granskade av någon annan som du lär dig vilka svagheter du har och kan åtgärda dem.”

Hjärnan lurar den bäste

Ett exempel jag råkade ut för var när IT-personal skulle hjälpa till med översättning i ett projekt och en ung kille valde att köra maskinöversättning. IT är kanske det som ger bäst resultat vid maskinöversättning så det var ju inte helt fel tänkt och han kunde bevisligen IT-terminologi. Men efteråt hörde jag honom förklara för en annan person i teamet: ”Det blev hur bra som helst – jag behövde knappt göra några ändringar”, medan projektledaren för detta projekt efteråt sa till mig att han hade fått slänga alla översättningar från denna person för inget gick att använda. Att inse att ens översättning inte är bra är kanske inte speciellt roligt, men det ger också incitament för att bli bättre och lära sig varför den inte är bra. Det är tyvärr så att hjärnan, när den läser samma översättning gång på gång, till slut tycker att den låter riktigt bra. Skriv ut texten på papper, låt den vila en natt och sätt dig i en fåtölj och läs den högt så ser du oftast om det är något som inte håller.

Å andra sidan finns det kunniga översättare som år efter år levererar översättningar av hög kvalitet med korrekt terminologi. I en perfekt värld undervisar de på översättningsutbildningar och håller seminarier på översättarkonferenser, för vi behöver alla vidareutbildas och få en ökad förståelse för yrket. En genväg till detta är förstås att samarbeta med en korrekturläsare, för det är enbart när dina texter regelbundet blir granskade av någon annan som du lär dig vilka svagheter du har och kan åtgärda dem. Det behöver inte ske på en kurs eller på en konferens utan i ett nära samarbete. Den korrekturläsare som projektledaren anlitar och det slutresultat som skickas till kunden kommer du tyvärr sällan att se som extern översättare, och därmed kan du inte lära dig den vägen.

Min erfarenhet är att enda gången du får se den externa korrekturläsarens dokument är när det är många ändringar eller grova fel och projektledaren behöver få din respons, alternativt när projektledaren inte behärskar din språkriktning och därför inte själv kan avgöra om alla ändringarna behövs och om texten är korrekt efteråt eller om fler korrigeringar behöver göras på grund av de föreslagna ändringarna.

Svar på frågor uppskattas

En bra projektledare tillhandahåller stilguider och termbaser samt instruktioner när översättningen så kräver. Den bästa projektledaren kommer dessutom ihåg att förmedla svaret på frågor som översättaren skickade under projektet, oavsett när svaren kommer från kunden.

Faktureringsuppgifter från projektledaren och konsensus om ordpris eller timpris och volym är också projektledarens ansvar, samt attesteringen av översättarnas fakturor och uppföljning om det blir problem med överföringen. Projektledare på företag med känd motvilja mot att betala översättaren efter leverans måste även hantera översättarens kommunikation om bristande eller försenad betalning samt hantera inkassokrav. Även trevliga projektledare kan återfinnas på sådana bolag. Proz, en community för översättare, har en Blueboard med feedback från översättare. Det finns varningsmeddelande där exempelvis om vilka bolag som inte längre får lägga upp jobb (se nedan) och betyg på kunderna.

Sekretessavtal ingår också i arbetsuppgifterna för projektledare eftersom många kunder kräver att sekretess avtalas. Sekretessavtal kan se olika ut, men för vanliga översättningar bör de inte överstiga två sidor och heller inte omfatta krav på ersättning som överstiger arvodet.

Projektledare är också människor

Avslutningsvis kan det vara bra att komma ihåg att projektledaren är en del av ett större sammanhang, och kan ha andra ramar för sitt arbete. Det kan innebära att organisationen gör en upphandling och därefter enbart kan använda vissa översättningsbyråer. Det kan komma en ny chef som har översättare som hen vill fortsätta arbeta med. Projektledare kan också vara sjukskrivna, föräldralediga, studielediga, på semester, eller vabba och då har hen en ersättare på plats. Ersättaren har sällan samma kunskaper om översättarna och projekten så här kan lite extra hjälp från översättaren vara välkommet.

Projektledare som byter arbetsgivare återknyter självklart gärna även kontakten med de frilansöversättare som hen har samarbetat med tidigare.

För dig som är översättare och som funderar på att bli projektledare finns det många fördelar – inte minst att du har förutsättningar att ge den service du själv har efterlyst som översättare. Du får också chansen att välja vilka översättare du ska jobba med och även vid upphandling har du rätt att säga ifrån om översättare som inte håller måttet. Du kan argumentera inhouse för vilken deadline som ska gälla i projekten och när texterna ska skickas till översättning (svar = när de är färdigredigerade så att du slipper hantera flera versioner). Sannolikheten är också närmast Harrisburg-hög – för att travestera Tage Danielssons episka monolog om den ibland obefintliga skillnaden mellan sannolikhet och sanning – att slutkunden faktiskt svarar på dina frågor, och dessa svar kan du infoga i stilguiden eller lägga in som term i termbasen så att alla inblandade i fortsättningen vet vad som gäller.

Mer dunderhonung åt översättarna

Affärskulturen på företaget där du arbetar är avgörande för om du kommer att vara mer Stora stygga vargen och ta översättningen och sedan i det längsta vägra att betala, eller Bamses hjälpsamma farmor som ger superkrafter åt översättarna tack vare all information, alla resurser och all hjälp under projektets gång. Har du själv suttit där med din tvättade hals och utebliven betalning så kommer du troligen att vara solidarisk mot dem du anlitar och titta upp mot korsstygnstavlan med alla översättares älsklingsdevis: Arbetaren är värd sin lön.

Hälsningar från Team Bamses Farmor.

SAMMA FÖRFATTARE +

SENASTE INSLAG +