Så lämnar du som småföretagare anbud i upphandlingar: Praktiska tips från SFÖ-SAT-konferensen i Uppsala

På konferensen i Uppsala nyligen hade SFÖ-SAT:s upphandlingsgrupp (som utgörs av Larissa Ekonoja och mig) nöjet att hålla ett föredrag om hur små företag kan lyckas i upphandlingar. Offentliga upphandlingar kan verka komplicerat och skrämmande, men med rätt kunskap och förberedelse kan även mindre företag, eller nätverk av egenföretagare, konkurrera framgångsrikt och skaffa sig direktkunder inom offentlig sektor. Här sammanfattar jag det viktigaste att veta och inkluderar en praktisk checklista för er som vill börja lämna anbud.

Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Alla offentliga upphandlingar i Sverige regleras av Lagen om offentlig upphandling (LOU), som syftar till att säkerställa att upphandlingar sker på ett öppet, rättvist och konkurrensutsatt sätt. Därför är det viktigt med grundläggande kunskap om LOU för att kunna delta i offentliga upphandlingar. Här är några nyckelpunkter:

■ Öppenhet och icke-diskriminering: Alla leverantörer ska ha samma möjlighet att delta.

■ Proportionalitet: Kraven i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

■ Likabehandling: Alla anbudsgivare ska behandlas lika, och samma information ska ges till alla.

Förstå upphandlingsdokumenten

Upphandlingsdokumenten kan laddas ner från annonsdatabasen och innehåller bland annat följande delar:

■  Administrativa villkor och allmän information om upphandlingen.

■  Kvalificeringskrav: krav som leverantören måste uppfylla för att anbudet över huvud taget ska godkännas.

■  Krav på det som ska upphandlas: ska-krav (obligatoriska) och bör-krav (som ofta ger någon form av poäng om man uppfyller dem).

■  Grund för utvärdering: vilka kriterier som kommer att användas för att utse vinnande leverantör och hur de kommer att viktas/prioriteras.

En checklista för att lyckas

I slutet av vårt föredrag presenterade vi en checklista som sammanfattar de viktigaste stegen för att lämna in ett konkurrenskraftigt anbud. Här är en förkortad version (hela listan finns i ppt-filen från föredraget som finns på SFÖ-SAT:s webbplats):

1.  Identifiera relevanta upphandlingar: Använd annonsdatabaserna för att hitta upphandlingar som passar ditt företag.

2.  Skumläs underlagen och förstå kraven: Identifiera alla krav och kriterier.

3.  Gör tidigt en bedömning av om det är värt att lägga tid på att lämna in ett anbud. Granska utvärderingskriterierna och räkna ut vad som kommer att få utslag i vem som vinner upphandlingen. Gör en bedömning av om det finns chans att vinna med ett rimligt pris.

4.  Boka in tid för arbetet – med marginal: Det kan ta tid att ordna med till exempel arbetsprover och referenser om sådant krävs.

5.  Ställ frågor: Kontakta den upphandlande enheten via upphandlingsverktyget vid oklarheter.

6.  Innan du lämnar in: Kolla noga igenom så att du inte missat någon detalj. Lämna in i tid.

Avslutande tips

Slutligen, glöm inte att utvärdera varje upphandlingsprocess du deltar i. Oavsett om du vinner eller inte, kan du begära ut de inkomna anbuden (de är offentliga), som kan ge värdefulla insikter för framtida anbud. Att delta i offentliga upphandlingar är en lärandeprocess, och med varje försök kommer du att bli bättre och mer konkurrenskraftig.

Vi hoppas att dessa tips hjälper er på vägen till att framgångsrikt delta i upphandlingar. Lycka till!

Sofia och Larissa