Konsten att ordna en konferens

Har du varit på SFÖ-SAT-konferens någon gång? I så fall hoppas jag att du delar min förtjusning över hur lärorikt, inspirerande och kul det är.

Hur går det till när detta evenemang trollas fram? Häng med när några som vet berättar!

E-versättaren har intervjuat tre SFÖ-SAT-medlemmar som varit med och råddat konferenser under de senaste åren: Charlotte Sjögren (CS), Angelika Schultze (AS) och Jennifer Evans (JE).

E-v: Vad var det svåraste med att anordna konferens?

CS: Det absolut svåraste är när det uppstår konflikter, inom konferensgruppen eller mellan konferensgruppen och styrelsen, vilket tyvärr har hänt. Det lägger så klart sordin på arbetsglädjen och tar mycket energi och fokus, samtidigt som arbetet måste drivas vidare.

Sådana situationer går ju inte alltid att undvika, men som tur är händer det inte så ofta.

JE: Det är omöjligt att göra alla nöjda. Jag minns att vi hade svårt att välja ett datum som alla blev nöjda med, och efter att ha kungjort datumet fick vi så många protester att vi bytte till ett annat datum. Ett tips är att inte bara kolla svenska almanackor när man planerar.

Första datumet vi valde visade sig nämligen sammanfalla med den judiska påskhögtiden Pesach, som inte står med på svenska kalendrar.

AS: Det svåraste var alla praktiska detaljer. Vem ska äta specialkost och vem är allergisk? Hur säkerställer vi att alla får rätt mat? Vem ska äta lunch på fredagen, och söndagen – och hur råddar vi med de olika gästerna?

När ska man pingla i klockan för att folk att gå in i salen i tid, och för att få talarna att avsluta i tid?

E-v: Vad var det roligaste som hände under arbetet med att ordna konferens?

CS: Jag har varit med och anordnat flera konferenser genom åren, och det har alltid varit väldigt roligt. Det bästa tycker jag har varit samarbetet med kollegorna i de olika konferensgrupperna, och även med personalen på konferensanläggningar och andra som man har kontakt med under planeringsfasen. Alla brukar vara väldigt taggade och entusiastiska och måna om att det ska bli bra, och det är härligt att uppleva känslan när man jobbar tillsammans mot ett roligt mål.

Det är också väldigt kul när man väl är där, när konferensen drar i gång och deltagarna börjar strömma till och alla är glada och förväntansfulla – det är lite som att ha en stor fest.

JE: Ingen speciell händelse, men alla våra planeringsmöten minns jag som nästan feststämning. Vi hade en sådan härlig grupp, med många människor som ville hjälpa till.

AS: Den allra roligaste stunden var nog när några av oss i konferenskommittén badade bastu dagen innan konferensen skulle börja. Vi var lite nervösa: kommer något att krascha? Kommer allt att klaffa? Känslan av att vara ett lag, och att ha gjort en resa från att vara nybörjare till ”konferens-ess”, var härlig.

När konferensen väl var i gång var det roligaste att vara glad, stolt, och att gå runt i ett adrenalinrus. Plus att äntligen få träffa alla konferenstalarna!

E-v: Vilken roll har konferensen för SFÖ-SAT nuförtiden? Är det samma roll som förr tror du?

CS: Både ja och nej. Med den situationen vi har idag, där många faktiskt lämnar eller överväger att lämna branschen för att de har fått svårt att försörja sig, så är det inte riktigt samma sak som för 10–15 år sedan, när det kunde komma 300 deltagare till en konferens. Samtidigt tror jag att det är viktigare än någonsin att vi fortsätter att träffas och utbyta erfarenheter, kunskap och strategier inför framtiden.

”…så är behovet av att ha sådana forum ännu större idag, just för att vi har en lite osäker situation.”

Jag tror också att tillfällen att träffas fysiskt är jätteviktiga, även om det också kan vara väldigt praktiskt med digitala föreläsningar och kurser som komplement. Samtidigt som det kanske har blivit svårare för enskilda medlemmar och mindre språkföretag att kunna motivera kostnaden för en konferens, så är behovet av att ha sådana forum ännu större idag, just för att vi har en lite osäker situation. Ett sätt att få den ekvationen att gå ihop skulle kunna vara att banta ner konferenserna till två dagar, eller rentav bara en.

Tvådagarskonferenser har hållits ett par gånger tidigare, i Lund 2018 och Uppsala 2024, och de var välbesökta. En kortare konferens innebär minskad arbetsbörda för konferensgruppen, en mindre ekonomisk risk för föreningen och lägre kostnader för att delta, i form av lägre deltagaravgift och färre övernattningar.

”Det blir en bredare mötesplats nu när även tolkarna är med.”

JE: Jag skulle säga att konferensen kombinerar nyttig information om branschen, bra tips för översättare och ett underbart tillfälle att umgås med andra som förstår hur din vardag ser ut, för våra nära och kära har oftast ingen aning om vilka utmaningar och höjdpunkter vi upplever i yrket. Det är verkligen en speciell stämning när översättare träffas.

Det är kanske ännu viktigare nu att hålla sig à jour med hur yrket förändras, hur kunderna och byråerna tänker och få uppslag från andra om hur man kan göra för att förnya sig och stanna kvar i ”gamet”.

AS: Då som nu är konferensen en fin mötesplats för språkbranschen. Det blir en bredare mötesplats nu när även tolkarna är med. Nu, likaväl som förr, ger den oss motivation, ny kunskap, och blir en ”boost” för vår yrkesstolthet.

E-v: Vilka personliga erfarenheter tar du med dig som mest lärorika?

CS: Oj – massor! Det är ett väldigt mångsidigt arbete att ordna en konferens, och ganska olikt mot att sitta hemma och översätta, så det har blivit många nya erfarenheter.

Jag har tyckt att det har varit väldigt givande att vara ute på hotell och restauranger, museer och liknande ställen och få komma lite bakom kulisserna där och samarbeta med personalen och se hur de jobbar. Det har varit lite som att få prova på ett helt annat yrke för ett tag.

Jag har också lärt känna många kollegor genom mitt engagemang i föreningen (både med konferenserna och med annat). Därigenom har jag fått både vänner för livet och fler uppdrag tack vare rekommendationer.

JE: En lärdom som jag vill nämna gäller en konkret sak. Jag minns nämligen specifikt att vi hade valt bort kaffet efter lunchen på lördagen för att hålla kostnaderna nere, vilket INTE var populärt! Jag och den som hade ansvar för maten tillhör tydligen de väldigt få människor i Sverige som inte gillar kaffe, så vi tyckte inte det var en stor sak att skippa det på maten, det skulle ändå vara fika om några timmar. Det misstaget skulle jag inte göra om!

AS: Det var intressant att lära sig hur man planerar ett stort evenemang. Det som jag tar med mig är hur skönt det kan vara att jobba i ett team. Som översättare är jag ju en einzelkämpfer, en ensamspelare. I konferensgruppen kompletterade vi varandra, med våra olika talanger. Någon är duktig på marknadsföring, någon har stenkoll på schemat med allt som ska hända, och någon är duktig på siffror och ekonomi.

E-versättaren konstaterar att man kan få många lärdomar och erfarenheter, en del något oväntade, av att vara med i konferensgruppen.

Kanske är Charlotte Sjögren inne på ett spår för framtiden: konferensen behövs nog mer än någonsin, men möjligen i ett mindre format.