SFÖ:s upphandlingsgrupp – vad jobbar den med egentligen?

Den som jobbar som upphandlare på en myndighet eller en kommun kan ena veckan få i uppgift att upphandla ramavtal för vägentreprenader och nästa vecka kanske det gäller kontorsmaterial. Sedan kanske det blir översättningar och därefter blöjor. Mot den bakgrunden är det inte så konstigt att de flesta upphandlare inte har en aning om hur just vår bransch och det här med översättning fungerar. De smartaste upphandlarna (eller de som har fått tillräckligt med tid på sig) gör research innan de utformar sitt förfrågningsunderlag – som är själva inbjudan till leverantörerna att inkomma med anbud.

Ett sätt är att göra research är att titta på hur andra gjort vid liknande upphandlingar. Men upphandlaren kan också göra en så kallad RFI, vilket är engelska för ”request for information”. (Det svenska begreppet är informationsförfrågan, men alla säger RFI ändå …) Det innebär att man inför en upphandling skickar skriftliga frågor till leverantörer och branschorganisationer.

SFÖ:s upphandlingsgrupp har genom åren fått möjlighet att besvara en del sådana RFI:er. Vi har också blivit kallade att delta i möten för att på plats svara på frågor från upphandlaren. Det brukar vara givande, dels i och med att vi genom frågorna får en bild av hur lite upphandlarna (och folk i allmänhet, får man förmoda) vet om vår bransch och om översättningens villkor, dels genom att vi får möjlighet att informera. Vi har sett gång på gång att upphandlarna lyssnar och gärna vill göra rätt. Vi brukar få två eller tre sådana förfrågningar per år och har hittills inte träffat på en enda upphandlare som varit ute efter att bara få billigast möjliga översättningar. Tvärtom är de ofta måna om att få reda på hur man ska få tag i bra översättare – till ett rimligt pris förstås.

Vad frågar de om?

Här är några exempel på frågor som vi fått besvara:
Berätta lite om er organisation och era medlemmar. Vilka är era viktigaste frågor? Hur upplever ni att prissättningen ser ut i branschen? Vilken utveckling har skett inom ert område de senaste åren? Hur tror ni att marknaden kommer att utvecklas inom 3–5 år? Hur många ord per dag kan en översättare hantera? Vad är rimliga leveranstider? Layout – ska det ingå? Ska teckenspråk ingå? Finns det utländska leverantörer som kan tänkas lämna anbud i en kommande upphandling? Hur fungerar ett översättningsminne? Hur kan vi främja att små och medelstora företag lämnar anbud? För vilka språk finns det auktorisation?

Högt och lågt, alltså. En del har vi besvarat i broschyren ”Att upphandla översättningstjänster” och då hänvisar vi till den. I alla läge försöker vi svara så gott vi kan utifrån den information som finns tillgänglig, och ibland tar vi även upp sådant som vi tycker kan vara bra för dem att känna till eller tänka igenom, utan att de särskilt frågat om det.

Exempelvis är det inte många upphandlare som känner till att de flesta översättare är egenföretagare och att översättningsbyråer vanligen inte har så många översättare anställda utan i första hand fungerar som förmedlare. Det gör att en byrå egentligen inte kan säga sig ”ha” översättare med en specifik kompetens eller språkriktning – de skaffar sig rätt kompetens vid behov. Eller tvärtom – alla byråer kan hävda att de ”har” nästan obegränsad kompetens. Det brukar vara något av en ögonöppnare och försvårar kravställandet för upphandlaren. Tyvärr har vi inget enkelt svar på hur man kan undvika att oseriösa leverantörer utnyttjar denna kunskapsbrist, mer än att upphandlarna kan kräva att leverantören visar upp samarbetsavtal med översättarna.

Många större organisationer har ambitionen att täcka in så mycket det bara går i sin upphandling: Ett 30-tal språk (till och från), möjlighet att avropa auktoriserad översättare (gärna för samtliga språk), layout och språkgranskning som separata tjänster, ibland också transkribering och teckenspråk. Vi brukar då förklara för dem att sådana krav kommer att utestänga stora delar av branschen. I vår bransch finns massor av små och medelstora översättningsföretag som är specialiserade på vissa språk och tjänster, medan det endast är de allra största leverantörerna som kan erbjuda alla efterfrågade kringtjänster. Ibland har vi föreslagit att myndigheten/kommunen undersöker sina behov lite närmare och upphandlar ramavtal för det som de oftast har behov av, eller öppnar för flera ramavtal, för att få ett större utbud av leverantörer att välja från.

Sedan kan de komplettera med direktupphandlingar för tjänster eller språkriktningar som de inte behöver så ofta.

Vi kan kort och gott säga att det finns mycket varierande behov i de organisationer vi träffar, och att varje organisation är unik i sina behov. Vissa vill ha högkvalitativa översättningar till ett rimligt pris inom ett eller två språkpar, medan andra har behov av många språkpar och många tillval – t.ex. auktorisation. Vi måste tänka kreativt och högt när vi träffar upphandlare. Utöver att redogöra för branschen måste vi kunna sätta oss in i upphandlarnas situation för att kunna ge råd på hur man kan bättre utforma en upphandling som ger språktjänster av rätt kvalitet och som uppfyller LOU (lagen om offentlig upphandling). Man kan säga att upphandlarna bidrar med juridisk kompetens och kompetens kring upphandlingar, medan vi bidrar med kompetens om översättning och översättningsbranschen.

Trots att varje organisation och upphandling har unika krav finns det vissa tips vi ger regelbundet. Vi rekommenderar att upphandlare inte buntar ihop alla språk i en stor hög då tillgången på kompetenta översättare skiljer sig starkt mellan olika språkpar. För översättningar till stora språk kan man (beroende på behov) ställa krav på översättare som har utbildning, erfarenhet och/eller olika typer av auktorisation. Men för översättningar till små språk finns inte den möjligheten – det finns mycket få översättare till exempelvis samiska överhuvudtaget.

Genom att dela upphandlingen i mindre delar och ge leverantörerna möjlighet att lämna anbud på en eller flera enskilda delar får upphandlaren tillgång till ett bredare utbud av leverantörer och samtidigt mer specialiserad kompetens.

För en större myndighet, som faktiskt har mycket stora och skiftande översättningsbehov, är det knappast rimligt att upphandla en leverantör för varje språk. De behöver den projektledning och de kringtjänster som en större byrå erbjuder. Men för en kommun kan det vara ett bra alternativ.