Hålla arbetsflödet i schack

Så här ungefär startade en intressant diskussion i Facebook-gruppen Svenska översättare.

Responsen visar att detta är ett viktigt ämne för alla översättare med fler kunder och projekt än hen i längden kan hålla i huvudet, men också att det finns många lösningar där ute som man kanske inte vet om. Dessutom kanske man inte känner till alla funktioner som redan finns i datorn och som kan användas för att förenkla vardagen – som den inbyggda postit-funktionen, eller gamla hederliga Excel, översättarens bästa vän.

I princip kan tipsen säga vara av tre slag: program, papper eller andra fysiska produkter.

Papperskontoret
– Skriv ut kundens beställning. Spara i en mapp tills jobbet är levererat (eller betalt).
– Ha ett papper på bordet med anteckningar om aktiva uppdrag.
– Sortera in utskrifter med avslutade uppdrag i en särskild pärm som faktureringsunderlag.
– Ha ett papper på skrivbordet där du skriver upp alla timmar som ägnas åt ett visst uppdrag. (för löpande timdebitering). Skriv klockslag för start och slut.
– Skriv ut ett kalenderblad från Word för varje månad där alla uppdrag, deadline (klockslag), ordantal, projektnummer med mera antecknas.

Andra metoder som har överlevt digitaliseringen
– Skriv in bokade jobb i en bordskalender.
– Ge allt som hör till samma jobb samma projektnummer när du sparar.
– Vanliga postit-lappar.
– Skriv upp allt som ska göras. Stryk över när klart.
– Väggalmanacka.
– Fota av innehållet om du ska ut och resa! Jobba med olika färger.

Jobba från Inboxen med markering och sortering
– Markera oavslutade/obesvarade mejl som olästa.
– Färgmarkera mejlen i Inboxen.
– Skapa varningar i Inboxen som plingar inför viktiga tidpunkter.
– Sortera mejlen per kund.
– Styr inkommande mejl från en kund direkt till kundens mapp.
– Separata inboxar för varje projekt.
– Bara pågående jobb i Inkorgen. Färdiga projekt flyttas till kundens mapp.
– Levererade jobb flyttas till mappen Att fakturera innan de arkiveras i kundmappen (efter betalning).

Excel som livräddare
– Skriv in alla uppdrag i en Excel-fil (en rad = ett uppdrag). Arbeta med flikar. Utnyttja de smarta funktionerna i Excel så att du summerar allt och räknar ut momsen automatiskt.
+ Bra kolumner att ha med: byrå, kund, indatum, slutdatum, leveransdatum, betaldatum, antal ord, pris, fakturadatum, typ av jobb.
+ Annat man kan ha med: Ämnesområde, ord- eller timpris (här kan man också lägga på formler för att räkna ut slutpriset, som exempelvis timpris 500 x 4 timmar), förväntat betalningsdatum respektive faktiskt betalningsdatum, PO-nummer.
– Placera Excel-filen med pågående och avslutade men ej fakturerade jobb i Windows startmapp så den öppnas när datorn startas.

Spara klokt på datorn
– Använd samma namngivningsprincip för alla projektmappar.
– Gör backup på alla projektmappar.
– En kund = En mapp. Undermappar för varje enskilt projekt.

Post-it på flera sätt
– Digitala post-it-lappar på datorns skrivbord. Sticky Notes finns som en gratisfunktion i Windows exempelvis – eller googla ”notislappar på skrivbordet”.
– Trello ­– digitala postit-lappar som man exempelvis kan lägga i högar och flytta till en ny rubrik vartefter man blir klar, exempelvis Att göra, Pågående, Avslutat, Julklappslista (allt är inte jobb allenast).
+ Går att bygga på med tillägg. En rekommendation: Elegantt för att kunna se Gantt-scheman/tidslinjer.

Program för att hantera projekt
– Translation office. Går att skapa faktura direkt i programmet. Går att ta ut rapporter över exempelvis intäkter/jobbkategorier/kunder. Bra överblick över aktuella jobb.
– BaccS – en projekthanteringsplattform för översättare. Även här finns en koppling till fakturor så man kan skicka ut fakturor från programmet. Lätt att få överblick över deadline, sena betalningar. Går att spåra hur mycket tid som läggs på olika projekt.
– Spårning av översättningsuppdrag med expert. Går att mäta tidsåtgång, se hur många ord som översatts per timme. Ser när betalningen ska komma in baserat på fakturorna man skickat.
– Projekthanteringsverktyget Todoist.